Tinh thần làm việc tập thể đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại hiệu quả cao nhất. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ.khiến hoạt động kinh doanh của các công ty ngày càng phức tạp và sự cạnh tranh khốc liệt.
Vì thế, để công ty thực sự có vị trí cao trong thương trường. Các nhà quản lý không chỉ chú trọng đến các nhân viên chủ chốt. Mà còn phải có giải pháp giúp tận dụng trí lực và tiềm năng của mọi nhân viên ở các bộ phận khác nhau. Đặc biệt là trong việc xây dựng đội nhóm cần phải được nâng cao mỗi ngày.
——————————–
Xây dựng đội nhóm làm việc hiệu quả là gì?
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhóm
– Các thành viên cần phải biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu chung của nhóm
– Mọi thành viên đều giữ một phần vai trò lãnh đạo
– Nhiệt tình tham gia vào các hoạt động của nhóm là yếu tố không thể thiếu
– Bất kì thành viên nào cũng cần phải được tôn trọng và hỗ trợ bởi những thành viên khác trong nhóm
– Các thành viên luôn chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp của nhau
– Những ý kiến khác nhau luôn được mọi người tôn trọng
– Mọi người thích làm việc với nhau và cảm thấy rất vui vẻ.
2. Đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả (nguyên tắc PERFORM)
*Có mục đích rõ rệt (Purpose and values)
– Nhóm toàn tâm đạt được mục đích chung đã đặt ra. Mọi thành viên đều biết rõ điều phải làm và tầm quan trọng của công việc ấy.
– Những giá trị hướng đến và chuẩn mực chung sẽ giúp nhóm gia tăng tính thống nhất, chất lượng làm việc và có tinh thần hợp tác
– Xây dựng đội nhóm làm việc phải có mục tiêu rõ ràng, mang tính thử thác, được thông qua bởi các thành viên và không xa rời mục đích chung.
– Những chiến thuật để đạt được mục tiêu cũng phải rõ ràng và được nhóm thông qua
– Vai trò của từng cá nhân phải cụ thể, để mỗi thành viên đều hiểu được mối quan hệ giữa cá nhân họ và các mục tiêu của nhóm
*Được tiếp thêm sức mạnh (Empowerment)
– Những mục tiêu, chuẩn mực và chính sách của nhóm sẽ thúc đẩy sáng kiến, sức sáng tạo và sự tham gia nhiệt tình của mọi người
– Những thông tin liên quan đến tình hình kinh doanh và liên quan đến công ty phải luôn được cập nhật cho nhóm
– Nhóm có quyền hạn nhất định trong việc hành động và đưa ra quyết định
– Công tác hướng dẫn, sắp xếp và huấn luyện phải được thực hiện để hỗ trợ cho sự phát triển của cá nhân và cả nhóm
-Nhóm phải gắn kết với sự phát triển và tiến bộ liên tục của tất cả các thành viên
*Có quan hệ giao tiếp tốt (Relationships and communication)
– Những ý tưởng, ý kiến đóng góp, cảm nhận và quan điểm khác nhau của các thành viên được khích lệ và xem xét
– Các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe nhau để thấu hiểu sự việc thay vì phán xét nhau
– Các thành viên được trang bị các phương pháp để giải quyết xung đột và hòa giải.
– Những khác biệt về văn hóa như màu da, giới tính, quốc tịch, tuổi tác,… phải được tôn trọng
– Những ý kiến chân thành, thể hiện sự quan tâm lẫn nhau giữa các thành viên sẽ giúp họ nhận ra đâu là thế mạnh và đâu là điểm yếu cần phải khắc phục của mình
*Có sự linh hoạt (Flexibility)
– Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm trong việc phát triển và lãnh đạo nhóm
– Cả nhóm hoàn toàn có khả năng đương đầu với mọi thử thách bằng các sử dụng các năng lực độc đáo sẵn có và sức mạnh chung của mọi thành viên
– Các thành viên trong nhóm sẵn lòng hướng dẫn và hỗ trợ nhau khi cần
– Nhóm sẵn sàng tìm kiếm những phương pháp làm việc khác nhau và điều chỉnh cho thích ứng với mọi thay đổi
– Những mạo hiểm có tính toán kĩ lưỡng luôn được khích lệ. những sai lầm được xem như bài học kinh nghiệm để trưởng thành.
*Có năng suất làm việc tối ưu (Optimal performance)
– Nhóm liên tục đạt những thành tựu quan trọng, công việc được hoàn tất đúng thời hạn
– Nhóm đáp ứng được những tiêu chuẩn cao về năng suất và chất lượng
– Nhóm luôn học hỏi từ những thất bại và hướng đến sự tiến bộ liên tục
– Kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định được sử dụng hiệu quả để nhóm có thể vượt qua các khó khăn và phát huy tính sáng tạo.
– Nhóm nỗ lực hợp tác tốt với những nhóm khác, với các điểm bán hàng và với khách hàng
*Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được (Recognition and appreciation)
– Mọi thành quả của nhóm hay của thành viên trong nhóm đều được trưởng nhóm và các thành viên khác ghi nhận
– Các thành viên của nhóm luôn ý thức gắn liền thành quả cá nhân với nhiệm vụ chung của cả nhóm
– Sự đóng góp của nhóm được đánh giá và ghi nhận bởi các cấp lớn hơn
– Mọi thành viên đều cảm thấy được đánh giá cao trong nhóm
– Nhóm luôn tổ chức các hoạt động ăn mừng mỗi khi gặt hái thành công hoặc đạt được những cột mốc quan trọng
*Có tinh thần nhiệt huyết (Morale)
– Mỗi thành viên luôn tự tin và hăng hái trước những nỗ lực của nhóm và quyết tâm đạt được mục tiêu
– Nhóm luôn khích lệ các thành viên làm việc chăm chỉ cũng như giải trí thư giãn
– Trong nhóm luôn thể hiện bầu không khí tự hào và hài lòng về thành quả đạt được
– Mọi người trong nhóm luôn tin trưởng và hỗ trợ lẫn nhau
– Các thành viên phát huy tốt mối quan hệ hỗ trợ và quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau.
3. Kỹ năng phân tích các thành viên trong nhóm
Xây dựng đội nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên trong nhóm phải hội tụ 3 kỹ năng: “Phân tích, Thích ứng và Phát huy”
Để có thể tạo điều kiện cho sự phát triển và tăng năng suất của nhóm. Trước hết phải tìm hiểu về cách thức hoạt động và sinh hoạt trong nhóm. Trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm cần phải làm nhiều hơn nghe và nói. Quan trọng nhất chính là kĩ năng quan sát nhóm trong hành động cụ thể. Do các nhóm luôn phức tạp hơn chúng ta tưởng. Cho nên cần phải có cách quan sát nhóm phù hợp mới có thể thấy rõ nhất những tiến triển của nó
Theo dõi hiệu suất làm việc của nhóm
Những điều cần quan sát trong việc xây dựng đội nhóm
– Sự giao tiếp và mức độ tham gia của các thành viên
Bao gồm ai thường trò chuyện với ai, ai bị bỏ rơi, ai háy nói nhiều…
– Cách thức đưa ra quyết định chung
Bao gồm cách chọn lựa các hành động của nhóm. Dựa trên nguyên tắc theo số đông, thống nhất hay kém hợp tác giữa các thành viên
– Nguyên nhân gây xung đột và mâu thuẫn
Tranh luận là điều không thể tránh khỏi đối với những hoạt động tập thể. Nó giúp mọi người rút ra những cách giải quyết vấn đề hiệu quả và sáng tạo hơn. Vậy nên cần xem xét cách giải quyết xung đột trong nhóm ra sao – né tránh, hơn thua hay hợp tác.
– Cách thức lãnh đạo
Cách thức lãnh đạo liên quan đến việc ai gây ảnh hưởng đến ai. Xây dựng đội nhóm làm việc hiệu quả luôn có sự phân chia rạch ròi nhiệm vụ của từng thành viên với mục tiêu cũng rất rõ ràng. Ví dụ: ai làm việc gì, mọi người đang phấn đấu để hoàn thành điều gì,…
– Những nguyên tắc của Team
Có thể gọi là các lề luật bất thành văn giữa các thành viên với nhau. Điều đó để kiểm soát những hành vi phù hợp và không phù hợp trong nhóm làm việc. Đó chính là những nền tảng nội quy điều khiển hành vi của cả nhóm.
– Cách giải quyết khó khăn
Bao gồm việc xác định, phân tích vấn đề gặp phải, đưa ra các biện phát xử lí linh hoạt,.phân tích hậu quả, dự trù hành động và đánh giá
– Bầu không khí trong nhóm
Gồm cảm nhận chung của các thành viên về nhóm như thế nào. Họ có thực sự thoải mái khi làm việc chung với nhau hay không.
– Hành vi của mỗi cá nhân
Cần tập trung quan sát công việc của các thành viên trong nhóm. Xem họ đang làm gì để hoàn thành mục tiêu và giúp cả nhóm hoạt động sao cho hiệu quả nhất. Đôi khi, cá nhân trong nhóm chỉ làm việc vì lợi ích bản thân. và không cần quan tâm đến những lợi ích chung của tập thể. Trường hợp như thế, nhóm trưởng lại càng phải nhận biết được nguyên nhân của vấn đề để tìm ra cách giải quyết phù hợp.
4 giai đoạn phát triển TeamWork
* Giai đoạn 1 – ĐỊNH HƯỚNG
Để công việc diễn ra trôi chảy trong suốt thời gian làm việc cùng nhau. Hãy nhớ, cuộc họp đầu tiên của nhóm bao giờ cũng chỉ ra rõ được nhiệm vụ, mục tiêu và những trách nhiệm liên quan. Nhằm mục đích hướng các thành viên làm đúng những gì đề ra.
#Đặc điểm:
- Có sự hào hứng vừa phải
- Có những kỳ vọng to lớn thậm chí không thực tế
- Có sự lo ngại về vai trò, chấp nhận, tin tưởng và nương tựa vào nhau giữa các thành viên
- Có thái độ chăm chú, lịch sự và kỉ luật
- Không rõ ràng về mục đích, tiêu chuẩn, vai trò, mục tiêu và cách thức (cách làm việc chung với nhau)
- Cần sự hỗ trợ và định hướng từ cấp lãnh đạo
- Có sự thử nghiệm về các giới hạn công việc.
#Những yếu tố cần thiết
- Sự thông hiểu chung của mọi người về mục đích của nhóm
- Sự thống nhất về các quy định và chuẩn mực trong khi làm việc với nhau
- Sự thống nhất về vai trò, mục tiêu và các tiêu chuẩn
- Sự thống nhất về quyền ra quyết định và trách nhiệm liên quan
- Sự thống nhất về cơ cấu làm việc và các giới hiệu trong công việc – công việc sẽ được thực hiện như thế nào, bởi những ai, bao gồm cả những quy định về thời hạn, nhiệm vụ và các kĩ năng cần phải có
- Thông tin cần thiết về những nguồn lực sẵn có
- Sự thông hiểu lẫn nhau để tận dụng những điểm mạnh thay thế cho nhau cũng như thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân.
#Vấn đề cần lưu ý
- Lợi ích của từng cá nhân
- Sự thừa nhận lẫn nhau giữa các thành viên
- Niềm tin
* Giai đoạn 2 – THỬ THÁCH
Đặc thù của mỗi cuộc họp nhóm đều có đầy rẫy những xung đột và mâu thuẫn. Nhưng chính nó làm nảy sinh nên sức sáng tạo. Và định hướng rõ những quan điểm khác biệt trong nhóm. Chỉ cần nhớ rõ điều này:
” Trong quá trình phát triển nhóm, không có giai đoạn nào là giai đoạn thất bại. Mỗi giai đoạn là một bước tiến trong toàn bộ hành trình đi đến thành công.”
#Đặc điểm
- Mâu thuẫn giữa thực tế và kì vọng
- Vai trò và mục tiêu trở nên rối rắm và đầy thất vọng
- Không hài lòng với tình trạng bị phụ thuộc vào quyền lực
- Những ý kiến bất đồng bắt đầu thể hiện ra ngoài
- Bắt đầu việc hình thành các phe phái
- Cảm giác bất hợp tác, rối rắm và kém tự tin
- Ganh đua giành quyền lực và gây sự chú ý
- Kém tin tường lẫn nhau
- Chỉ một vài nhiềm vụ được hoàn tất.
#Những yếu tố cần thiết
- Làm rõ toàn cảnh vấn đề
- Xác định lại mục đích, vai trò, mục tiêu và cấu trúc công việc
- Cam kết lại những điều luật và nôi quy
- Phát triển kĩ năng làm việc theo nhóm vfa ứng phó trong công việc
- Phát triển các hoạt động giao tiếp trong nhóm bao gồm việc lắng nghe tích cực, trao đổi ý kiến ôn hòa và không phán xét nhau; phát triển những kĩ năng hòa giải xung đột và giải quyết khó khăn.
- Tôn trọng những sự khác biệt
- Tạo điều kiện khai thác thông tin và các nguồn lực tiềm năng
- Động viên khuyến khích và củng cố niềm tin
- Trân trọng những thành quả đã đạt được
- Thảo luận chân thành và cởi mở về những vấn đề xung đột tình cảm, phe phái và mâu thuẫn cá nhân
- Tạo dựng niềm tin và tinh thần trách nhiệm với nhau.
#Những vấn đề cần lưu ý
- Quyền lực
- Kiểm soát
- Xung đột
* Giai đoạn 3 – TẠO HIỆU QUẢ
Một nhóm là việc tốt đẹp và hiệu quả ngay cả khi không có trưởng nhóm. Các thành viên trong nhóm phải tràn đầy nhiệt huyết, làm việc với năng suất cao. Vai trò đóng góp của mọi người là như nhau, kể cả trưởng nhóm.
#Đặc điểm
- Các thành viên nắm rõ mục đích, giá trị, vai trò và mục tiêu
- Thúc đẩy sức mạnh của nhóm để phát huy năng lực của nhóm và không ngững cải thiện
- Các mối quan hệ và giao tiếp trong nhóm được xây dựng trên cơ sở niềm tin, sự tôn trọng lẫn nhau và tinh thần cởi mở
- Sự linh hoạt và chia sẻ trong trách nhiệm lãnh đạo là nguồn động lực giúp nhóm đương đầu với những thử thách mới
- Đạt hiệu quả tối ưu và chất lượng công việc cao
- Có sự công nhân và trân trọng đối với thành quả của cá nhân và nhóm
- Có tinh thần hăng hái cao độ.
#Những yếu tố cần thiết
- Tiếp tục tập trung vào hiệu quả
- Đón nhận những thử thách mới
- Công nhận và đánh dấu những thành quả của nhóm
- Công nhận những cá nhân xuất sắc
- Tự đưa ra quyết định trong những chừng mực nhất định.
#Những vấn đề cần lưu ý
- Những thử thách mới
- Sự phát triển và học tập không ngừng
Giai đoạn 4 – HÒA NHẬP
Một cách tốt nhất để trải nghiệm HÒA NHẬP chính là TRẢI NGHIỆM.
Trách nhiệm chính của nhóm trưởng trong giai đoạn này chính là khuyến khích các thành viên bày tỏ những quan điểm của mình. Nói lên những ý kiến bất đồng và hỗ trợ nhóm giải quyết những vấn đề đang còn tồn đọng. Nhóm trưởng sẽ hướng đến các mục tiêu phát huy sự tự chủ của nhóm trong việc giải quyết các vấn đề bất đồng. Và đồng thời đánh giá cao những giá trị khác biệt từ các quan điểm của những người khác.
#Đặc điểm:
- Việc phân chia vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của các thành viên trở nên rõ ràng hơn
- Cam kết về các chuẩn mực và giá trị hướng đến cũng được thể hiện ở mức độ cao hơn
- Gia tăng số lượng nhiệm vụ được hoàn tất, hướng đến năng suất cao
- Phát huy niềm tin, sự gắn bó, hài hòa và thái độ tôn trọng lẫn nhau
- Sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm, quyền lãnh đạo và điều khiển nhóm
- Thấu hiểu và trân trọng những khác biệt giữa các thành viên
- Đại từ nhân xưng không còn là “tôi” mà phải là “chúng ta”
- Có khuynh hướng tránh gây xung đột.
#Những yếu tố cần thiết
- Sự hòa hợp của nhóm và vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của từng cá nhân
- Khuyến khích chia sẻ những quan điểm khác nhau và bày tỏ ý kiến bất đồng để phát huy kĩ năng giải quyết khó khăn
- Liên tục phát triển niềm tin và xây dựng các mối quan hệ tích cực
- Chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo và điều hành nhóm
- Tập trung nâng cao hiệu quả công việc
- Đánh giá và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau
- Công nhận và ăn mừng thành công của nhóm
#Những vấn đề cần lưu ý
- Chia sẻ quyền kiểm soát
- Tránh xung đột
Tóm lại, một tổ chức phải được xây dựng từ những nhóm làm việc. Phát huy tinh thần tự chủ và tích cực, không ngừng sáng tạo và các kỹ năng cần thiết. Người được đánh giá chính là người lãnh đạo công ty phải là người tài trí đứng đầu, một thành viên hoạt động xông xáo trong nhóm nữa. Đây chính là cách giúp làm việc nhóm hiệu quả và phát triển công ty.
(Nguồn: Trích sách Vị Giám Đốc Một Phút – Ken Blanchard)
> Tìm hiểu thêm những nội dung khác về quản lý doanh nghiệp:
– Quản lý nhân sự – 10 giải pháp quản lý nhân sự HIỆU QUẢ doanh nghiệp cần biết năm 2022
– Quản lý nhân viên cấp dưới – Các Leader cần làm gì để quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả?
– Sức mạnh của sự thuyết phục – Tracy Brain – Sức mạnh của sự thuyết phục trong doanh nghiệp